Boas Práticas Para Reuniões – Parte 2: Reuniões Online

Em alguns casos as reuniões presenciais não são possíveis. Hoje em dia todo mundo anda sem tempo mas ainda assim querendo tocar as coisas. Também às vezes sentimos necessidade de nos organizar com pessoas de outras cidades ou até de outros países. Nada disso precisa ser um empecilho para fazer as coisas acontecerem! É aí que aparecem as reuniões online.

Se reuniões presenciais feitas na espontaneidade costumam ser uma perda de tempo, quando tentamos fazer isso à distância então vira um desastre. Como abordamos anteriormente, qualquer tipo de reunião irá se beneficiar de uma comunicação clara e focada. Geralmente, acordos prévios tornam as coisas muito mais fáceis e agradáveis.

Reuniões online são muito parecidas com as presenciais, por isso achamos necessário falar  antes sobre como fazer uma boa reunião e, acima de tudo, quais cuidados são necessários para evitar efeitos nocivos decorrentes das diferenças de poder entre pessoas tomando decisões.

Valores

Quando falamos de tecnologia, nós no mar1sc0tron pensamos sempre em política também. Por isso, além de funcionar, a ferramenta usada para comunicação numa reunião deve ter o máximo possível as características políticas que desejamos para o mundo:

1. Conhecimento livre: os softwares livres de código aberto (site, programa, aplicativo de celular) permitem sua auditoria, uso, aprendizado e modificação comunitários. Encorajamos o uso dessa categoria de softwares, apesar de não termos o conhecimento técnico para avaliá-los.
2. Privacidade: a maior parte das nossas comunicações são corriqueiras. Porém, a privacidade é um valor fundamental para a liberdade dos “de baixo” e circunstancial para a dos “de cima”. Para isso, precisamos de criptografia de ponta-a-ponta (de preferência, com a chave privada sob nosso controle).
3. Descentralidade: os protocolos privados (google, facebook, whatsapp, telegram, inclusive signal) estão transformando a internet num conjunto de locais exclusivos e controlados. Promovemos o uso de protocolos federados para que as ferramentas possam se espalhar, se metamorfosear de diferentes jeitos e distribuir o poder de controle da rede.
4. Desenvolvimento autônomo e não-lucrativo: apoiamos os coletivos que desenvolvem tecnologia e incentivamos o uso das ferramentas criadas por eles. Queremos uma sociedade que promova a autonomia coletiva e individual.

Parte técnica: problemas e soluções

Dito isso, vamos aos softwares. Em nossas reuniões, usamos um meio para expressar de maneira ágil nossas ideias (áudio), um para anotá-las (bloco de notas online, um pad) e um outro ainda para celebrar-desaprovar de maneira rápida (bate-papo por texto).

Áudio:
– Temos usado o Jitsi versão web por ser prático. Ele possui todos esses meios que listamos como necessários para uma reunião à distância: áudio (e vídeo), bloco de notas online e bate-papo por texto. Dizem que confiar na criptografia realizada no navegador não é muito aconselhável e deixá-la nas mãos do servidor é pior ainda. Esse é o caso do jitsi, então, olho!
– Uma opção mais rápida para áudio-conferência, mas que ainda não testamos é o bom e velho Mumble. Esse software está disponível nos repositórios do Debian. O ideal seria que uma pessoa ficasse de servidor e as outras se conectassem diretamente a ela. A criptografia é de ponta-a-ponta, acontece no seu computador e sua chave privada fica sob seu controle. Essa opção é menos prática, porém mais segura.

Bloco de notas online e Bate-Papo por texto:
– Há muitos anos usamos o bloco de notas online (também conhecidos como pads) para a criação coletiva e sincronizada de textos. Sugerimos o serviço do pad.riseup.net. Para uma opção mais enfeitada tem o cryptopad.fr. Os pads, além de anotações, também possuem embutido o bate-papo por texto (chat), ambos na mesma janela, o que é muito prático.

Acordos e formas de agir

Da mesma forma que em uma reunião presencial, é bastante atravancador ficar cortando a fala das outras pessoas, pulando entre os temas da pauta ou falando de outros assuntos, chegar tarde, etc. Então, além de tudo o que acabamos de descrever, segue alguns acordos prévios que podem ser MUITO úteis para uma reunião online.

• Início: certifiquem-se que todo mundo está online e que os softwares na ponta estão funcionando. Um ponto importante é checar suas configurações de áudio e vídeos (se utlizados), estão funcionando antes de iniciar a reunião. São bem comuns os problemas com fontes e microfones em reuniões, portanto teste antes!  Como o pad é um software leve, é bem provável que todo mundo consiga fazê-lo funcionar bem (a não ser que o servidor esteja com algum problema). Assim, uma pessoa de cada vez comenta pelo chat como estão as coisas para ela: quem você ouve, como está sua conexão, quais são suas dificuldades ou restrições (alguém pode dizer que está ouvindo todo mundo, mas que não irá falar pois está no trabalho ou numa sala com mais gente).

• Pautas e a Ata: como todo mundo pode alterar as anotações do pad, montem as pautas e anotem ao vivo o que considerarem necessário. A criação é coletiva e neste caso não é preciso alguém com a função específica de anotar. Marque como tachado algo que você considera desnecessário ou errado. Comente ou altere frases da ata diretamente no pad (evite comentar no chat e ficar esperando que alguém anote o que você quer dizer).

• Inscrição: Use a primeira linha do pad (ou qualquer lugar no pad designado para isso) para anotar quem quer falar. Ao longo do tempo, isso será uma linha com diversos nomes. É importante ter isso registrado para saber quem está falando muito ou pouco. Será um dos sinais da distribuição do poder de expressão durante a reunião.
  • Marque no chat quando começar sua fala, assim todo mundo pode verificar se está recebendo o seu áudio.
  • Ao terminar, avise claramente que terminou (verbalmente ou pelo chat). Se faltou dizer alguma coisa, espere até sua próxima vez.
  • Marque como tachado quem já falou.
• Aprovação/desaprovação: o chat pode ser usado para mostrar aprovação (é comum usar a expressão “+1” para dizer que você está se somando àquela ideia) e desaprovação (“-1” ou “desaprovo”).
• Chat: O chat torna as reuniões muito mais dinâmicas. Outras funções mágicas do chat:
  • pedir silenciosamente pelo chat alguma explicação ou aprofundamento durante uma fala sem ter que interromper a pessoa;
  • anotar quando uma fala começa (escrevendo o nome da pessoa) para saber quanto tempo ela está usando na sua vez. Toda entrada no chat fica marcada com a data e a hora;
  • avise quando você terminou de falar. Combinem uma palavra-chave para isso, como “ponto” ou “terminei”;
  • avisar silenciosamente (pelo chat) quando alguém passou do seu tempo de fala;
  • avisar caso não esteja mais ouvindo alguém;
  • avisar caso tenha caído da áudio-conferência.

Ferramentas adicionais:

• Tabela para votação qualitativa: ajudar a resolver questões de prioridade. Dá para usar o serviço de votação do crabgrass ou o ethercalc.org.
• Cronômetro: marcar tempo de fala
• Sinal sonoro delicado para indicar o fim de uma fala: sininho ou um beep suave
• Bloco de notas online: para fazer a ata conjuntamente → pad.riseup.net

Na próxima publicação, traremos algumas reflexões sobre consenso.